Was ist neu in PaperPort Professional 12?
PaperPort 12 bietet eine Reihe wertvoller neuer Funktionen, die Ihnen eine effizientere und schnellere Dokumentenverwaltung ermöglichen.
Neue optimierte Benutzeroberfläche
PaperPort 12 ist noch benutzerfreundlicher geworden: Alle Programmfunktionen werden in übersichtlichen, über Registerkarten aufrufbaren Funktionsleisten und logischen Funktionsgruppen präsentiert. Zu jeder Funktion kann eine Beschreibung angezeigt werden. Dank der neuen Schaltfläche Jetzt scannen können Sie jederzeit mit einem Klick scannen, ohne erst die Scannereinstellungen öffnen zu müssen. In der anpassbaren Symbolleiste für den Schnellzugriff
über der Multifunktionsleiste haben Sie die Funktionen, die Sie am häufigsten verwenden, zentral zusammengefasst.
Verbesserte Verarbeitung von PDF-Dokumenten
PDF-Dateien lassen sich jetzt noch schneller öffnen und anzeigen. Dafür sorgt PDF Viewer Plus, eine neu entwickelte PDF-Anwendung von Nuance, die Sie anstelle von Adobe® Reader® verwenden können. PDF Viewer Plus öffnet Dateien sogar noch schneller als das Universalprogramm ImageViewer (ebenfalls in PaperPort 12 enthalten). Der neue Viewer optimiert die Auflösung für jedes Element auf einer Seite und ermöglicht so eine deutlichere Anzeige und eine ideale Druckauflösung.
Verbesserte PDF-Funktionen
PDF Viewer Plus bietet eine breite Palette an neuen PDF-Funktionen, wie verbesserte Anmerkungen und dynamische oder transparente Stempel. Bilder in PDF-Dokumenten, die mit PDF Viewer Plus verarbeitet werden, können an den ImageViewer gesendet werden, wo Sie sie mit den SET™-Werkzeugen bearbeiten können. Wenn Sie den ImageViewer schließen, wird das geänderte Bild automatisch wieder in der PDF-Datei angezeigt.
PDF-Formulare lassen sich problemlos ausfüllen und per E-Mail versenden. Sie können auch Ihre eigenen erstellen, mithilfe des neuen FormTyper™, der jedes statische Formular im Handumdrehen in ein ausfüllbares Formular verwandelt. FormTyper ist jetzt in PDF Viewer Plus integriert und verwendet Logical Form Recognition® zur Erkennung der Formularelemente. Die Formulareigenschaften lassen sich damit jetzt noch besser verwalten.
Mit dem PDF Create-Assistenten erstellen Sie textbasierte Standard-PDFs (bis zu PDF-Version 1.7) aus praktisch jeder Anwendung. Ein Rechtsklick auf den Windows- oder PaperPort-Desktop genügt! Als Alternative können Sie auch den PDF Create-Druckertreiber verwenden, mit dem Sie PDFs direkt aus jeder druckfähigen Anwendung erstellen. Der PDF Create-Assistent ermöglicht die Erstellung von PDF-Paketen, PDF-Stapelverarbeitung u. v. m.
Durchsuchbare PDF-Dateien können Sie jetzt über die Scanprofile, mit einem Rechtsklick-Speicherbefehl auf dem PaperPort-Desktop oder direkt in der PDF Viewer Plus-Anwendung erstellen. Der Inhalt Ihrer gescannten Papierdokumente oder Bilddateien kann so durch Suchmaschinen wie die Desktopsuche von Windows® oder Google® verwertet werden.
Genauere OCR
Die Genauigkeit der OCR (optischen Zeichenerkennung) wurde gegenüber früheren Versionen deutlich gesteigert. Die Folge: bessere Ergebnisse beim Durchsuchen des Inhalts von PDF-Dateiarchiven. Für die OCR stehen überdies jetzt Spracheinstellungen zur Verfügung, die die Erkennungsgenauigkeit in allen unterstützten Sprachen nochmals steigern.
OCR für Digitalfotos
Die Sendeleisten-Optionen für Textanwendungen wurden aktualisiert und umfassen jetzt auch eine PaperPort-OCR-Option für die Digitalkamera-Korrektur. Mit dieser neuen Funktion können Sie jetzt ein Dokument abfotografieren und es in ein originalgetreues Textdokument umwandeln. Dabei kommen spezielle von Nuance entwickelte 3D-Korrekturalgorithmen zur Anwendung, die durch das Abflachen der Seitenbilder und eine Korrektur von Verzerrungen die Genauigkeit des konvertierten Textdokuments erhöhen.
Überarbeitete Kurzanleitungen
PaperPort 12 bietet eine Reihe illustrierter Kurzanleitungen zu gängigen Arbeitsabläufen, mit direkten Links zu wichtigen Programmfunktionen und relevanten Hilfethemen. Die Kurzanleitungen können Sie jetzt über die Hilfe-Funktionsleiste aufrufen.
Verbesserte Ordnerverwaltung
Die Anzahl der verfügbaren Farben für die Unterscheidung von Ordnern erhöht sich von 9 auf 29. Heben Sie wichtige Ordner farblich hervor, damit Sie sie sofort in Ihrer Ordnerstruktur erkennen. Neu in dieser Version: Sie können jetzt automatisch mehrere Ordner gleichzeitig erstellen, indem Sie eine strukturierte Ordnerliste aus einer Textdatei importieren. Diese Option können Sie mit einem Rechtsklick auf einen beliebigen Ordner aufrufen.
Unterstützung von SharePoint
PaperPort Professional 12 ist mit den Dokumentenmanagementsystemen Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal 2003, SharePoint Services 2007 und SharePoint Server 2007 kompatibel. Sie können Dateien jetzt von dort importieren, sie wie gewünscht verarbeiten und anschließend das Ergebnis über die Sendeleiste wieder in diesen Systemen speichern. ScanDirect macht dies noch einfacher: Es scannt direkt ins PDF-Format und überträgt die Ergebnisse automatisch an SharePoint.
Überblick
PaperPort Professional 12 ist das Nonplusultra unter den Nuance Scan- und Dokumentenmanagementlösungen für den Desktop. Es scannt Dokumente von jedem beliebigen Gerät mit Scanfunktion, einschließlich Multifunktionsdruckern, All-in-One-Geräten, Desktop- und mobilen Scannern. Mit PaperPort gescannte Dokumente lassen sich optimal zusammen mit allen anderen Digitaldokumenten auf Ihrem PC verwalten (Digitalfotos, Dateien usw.). PaperPort verwandelt Papierdokumente und -formulare im Handumdrehen in PDF-Dateien, die Sie schnell und einfach verwalten, durchsuchen und verteilen können.
Kunden verwenden PaperPort Professional für Folgendes:
• Papierdokumente scannen, sodass sie nicht verloren gehen und jederzeit abrufbar sind
• Gescannte Dokumente automatisch von einem Netzwerkscangerät direkt an bestimmte PaperPort-Desktops weiterleiten
• PDF-Dateien aus beliebigen PC-Anwendungen erstellen, sodass sie problemlos gemeinsam genutzt werden können
• PDF-Dateien zügig anzeigen und mit Kommentaren und Stempeln versehen
• Zusammengehörige gescannte und PC-Dokumente in einer PDF-Datei zusammenfassen
• Dateien von individuellen Desktops in freigegebene Dokument-Repositories wie z. B. Microsoft® SharePoint® scannen oder verschieben
• Sämtliche Dokumente auf dem PC in einer zentralen benutzerfreundlichen Software organisieren und verwalten.
Herausforderung für den Kunden
Das A und O im Büro ist ein effizienter Kundenservice – daran besteht kein Zweifel. Wenn Kunden anrufen und eine Frage zu einer Rechnung oder einem Projekt haben, brauchen Sie sofortigen Zugriff auf alle relevanten Informationen. In den meisten Büros wird nach wie vor hauptsächlich mit Papierdokumenten gearbeitet. Das heißt, Sie kommen wahrscheinlich nicht so schnell an die gewünschten Informationen heran, wie Sie es müssten, es sei denn, Ihre Ablage ist perfekt durchorganisiert, auf dem neusten Stand und von allen Mitarbeitern jederzeit und leicht zugänglich.
Noch komplizierter wird es, wenn Dienstleistungsunternehmen Informationen aus aller Welt , d. h. aus den unterschiedlichsten Quellen und in den verschiedensten Formaten, verwalten und intern verteilen müssen. Und zwar meistens an mehrere Zweigstellen und Abteilungen, die jeweils auf verschiedene Aspekte der Kundenbetreuung spezialisiert sind, beispielsweise Vertrieb, technischer Support, Bestellwesen oder Reklamationen. All diese Abteilungen stellen einen „lebenswichtigen“ Kanal dar, durch den sämtliche Geschäftsdaten bezüglich Bestellungen, Auftragsablauf, Reklamationen, Lieferungen, Projekte, Terminplanung und mehr ungehindert fließen müssen.
In der Realität sind Informationen meist kreuz und quer über das ganze Unternehmen verteilt; die Erwartungen an den Kundendienst können nicht erfüllt werden. Unzugängliche Papierdokumente führen zu frustrierenden und teuren Informationsengpässen. Hinzu kommen Verluste, mangelnde Sicherheit, großer Platzbedarf und das Gewicht. Nicht zu vergessen die hohe Umweltbelastung durch das Anfertigen unzähliger und meist unnützer Kopien für die Weitergabe. Wer braucht das?
Kurz: Papier behindert Geschäftsabläufe. Ist teuer. Ist ineffizient. Verursacht Müll. Geht leicht verloren und wird schnell beschädigt. Die folgende Statistik macht dies noch deutlicher (Studie von PriceWaterhouseCoopers):
• Unternehmen geben 14 € für die Archivierung eines Dokuments, 84 € für die Suche nach einem verlorenen Dokument und 154 € für die Neuerstellung eines verlorenen Dokuments aus.
• 90 % der täglich anfallenden Dokumente werden nur von einem Stapel auf den nächsten gelegt.
• Ein Dokument wird im Durchschnitt 19 mal kopiert.
• 7,5 % aller Dokumente gehen verloren, weitere 3 % werden falsch abgelegt.
Mit PaperPort können Sie alle Dokumente zentral ordnen und papierlos arbeiten. Gekoppelt mit einem Scanner können Sie jedes Papierdokument direkt in das Format PDF oder JPG scannen und über 150 Datei- und Bildformate anzeigen. PaperPort macht die Dateiverwaltung denkbar einfach und schnell: Dokumente werden automatisch abgelegt und lassen sich auf Anhieb wiederfinden und per Mausklick verteilen. Alle Ihre Dokumente werden als große, gut erkennbare Miniaturansichten dargestellt: Sie wissen sofort, was drinsteckt, ohne sie zu öffnen. Scannen Sie direkt ins PDF-Format. Sie können Ihre Dateien jederzeit an Kunden, Kollegen oder Vertriebsmitarbeiter weitergeben, unabhängig von Programm, Plattform oder Betriebssystem.
Was macht PaperPort zur ultimativen Desktoplösung für Ihre Dokumente?
• Scannen ist kinderleicht - ein Knopfdruck genügt
• Sie finden Gesuchtes auf Anhieb – immer!
• Mehrere PDFs lassen sich per Drag&Drop zu einem Dokument zusammenfassen
• Formulare werden schnell und kinderleicht ausgefüllt
• Sie können Informationen in Ihren Dokumenten dank ausgefeilter OCR-Funktionen wieder verwertbar machen
• Scannen Sie Dokumente direkt in Ihr E-Mail- oder Fax-Programm oder ins Archiv
• Lassen Sie PaperPort für das ganze Unternehmen arbeiten Unterlagen gehen nie wieder verloren. Sie haben jederzeit Zugriff auf alle Arten von Dokumenten und können mehr aus Ihren PDF-Dateien machen - und das alles zu einem Preis, der für jeden Desktop erschwinglich ist.
PaperPort 12 Professional auf einen Blick
Mehr Produktivität
PaperPort hat alles, was Sie für ein einfaches und effizientes Dokumentenmanagement brauchen! In einer neuartigen Benutzeroberfläche mit Registern und Multifunktionsleiste sehen Sie übersichtlich alle Funktionen mit klaren Textbeschriftungen – Einarbeitung überflüssig! Mit der Schaltfläche Jetzt scannen erledigen Sie das Scannen mit einem einzigen Mausklick. Kein Zweifel: PaperPort ist die ultimative Desktoplösung für Ihre Dokumente
Müll reduzieren, Energie sparen
PaperPort ist eine grüne Lösung. Verwenden Sie es zum Scannen, Konvertieren, Verwalten, Weiterverwerten und Verteilen von PDF-Dokumenten im gesamten Unternehmen. PaperPort macht Sie unabhängig von Drucker, Faxgerät und Kurierdiensten. Schluss mit Methoden, die die Umwelt und Ihre Bilanz belasten.
Perfekt ausfüllbare Formulare
Die FormTyper®-Funktion von PaperPort wandelt eingescannte Papierformulare automatisch und präzise in professionell aussehende elektronische Formulare um, die Sie am Bildschirm ausfüllen, als PDF speichern und per E-Mail versenden können. FormTyper erkennt Ankreuzfelder und ermöglicht die Anpassung der einzelnen Formularattribute. Mit einem Stempel mit transparentem Hintergrund können Sie anschließend Ihre gescannte Unterschrift anbringen.
Schutz wichtiger Dokumente
Sichern Sie vertrauliche Informationen und sorgen Sie für Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorgaben. Mit den professionellen PDF-Sicherheitsfunktionen von PaperPort, wie Passwortschutz und Verschlüsselung, legen Sie fest, wer Zugriff auf die einzelnen Dokumente erhält und wer Änderungen vornehmen darf.
Datenerfassung unterwegs
Kein Scanner weit und breit? Kein Problem! Fotografieren Sie das Dokument einfach mit Ihrer Digitalkamera. Der visuelle Desktop von PaperPort funktioniert wie eine große Anzeigetafel, auf der Sie Ihre Fotos bequem anzeigen und ordnen können. Bilder von Dokumenten lassen sich jetzt problemlos in bearbeitbaren Text konvertieren.
Funktioniert mit den meisten Desktop-Scannern
Mit PaperPort funktioniert Ihr All-in-One-Drucker, mobiler Scanner oder Desktop-Scanner schneller, einfacher und besser.
Dokumente vom Multifunktionsgerät direkt zum Empfänger
Ihre Investition in Multifunktionsgeräte im Netzwerk lohnt sich erst richtig mit PaperPort 12. Profitieren Sie im gesamten Unternehmen von Hochgeschwindigkeitsscans und benutzeranpassbaren Scaneinstellungen. Mit der DesktopDelivery-Funktion von PaperPort bringen Sie Berge von Papier direkt auf jeden Desktop-PC im Netzwerk.
Zentrale Dokumentenverwaltung im Netzwerk
Senden und empfangen Sie Dokumente an bzw. von zentralen Dokumentenmanagementsystemen wie Microsoft SharePoint®. Scannen Sie Dokumente direkt in SharePoint, um sie unternehmensweit verfügbar zu machen und zu archivieren. Sie können SharePoint-Dokumente direkt vom PaperPort-Desktop ein- und auschecken: Inhalts- und Prozessmanagement funktionieren nahtlos.
Mindestsystemanforderungen
• Computer mit einem Intel®-Pentium®- bzw. gleichwertigem oder höherem Prozessor
• Microsoft Windows® XP 32-Bit (SP3 oder höher), Windows Vista™ 32- oder 64-Bit (SP2 oder höher), Windows 7
• Microsoft Internet Explorer 6.0 oder höher
• 512 MB Arbeitsspeicher (RAM), 1 GB empfohlen
• 500 MB freier Festplattenspeicher für Anwendungsdateien, plus 20 MB temporärer Festplattenspeicher während der Installation
• SVGA-Monitor mit 256 Farben, empfohlen werden 16-Bit-Farbe (bezeichnet als Medium Color unter XP und Vista) und 800 x 600 Pixel Auflösung
• Windows-kompatibles Zeigegerät
• CD-ROM-Laufwerk für die Installation
• Internetverbindung zur Aktivierung und für Aktualisierungen über das Web.
Hinweis: Leistung und Geschwindigkeit können gesteigert werden, wenn Ihr Computer die Mindestanforderungen an Prozessor, Speicherkapazität und verfügbaren Speicherplatz übersteigt.